La mayor parte de los documentos públicos expedidos en otro Estado miembro ya no precisan de apostilla para su presentación ante las autoridades españolas y viceversa
Desde el 16 de febrero de 2019 es de aplicación el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos, simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea.
Esta norma reduce la burocracia y los costes para los ciudadanos que precisen hacer valer en un país de la UE determinados documentos públicos expedidos en otro Estado miembro. Con anterioridad a la adopción del Reglamento, quienes tenían que presentar un documento público en otro país debían obtener un sello de autenticidad (la llamada «apostilla») en el país de origen. Con arreglo a la nueva normativa, los documentos públicos incluidos en su ámbito de aplicación, así como las copias certificadas de los mismos, deben ser aceptados como auténticos en el ámbito de la UE sin necesidad de la apostilla.
El Reglamento califica como “documentos públicos”, a estos efectos, los expedidos por los órganos jurisdiccionales, los documentos administrativos, las actas notariales, las certificaciones oficiales sobre documentos privados y los documentos diplomáticos y consulares. Y resulta de aplicación a los documentos de este tipo que tengan por objeto establecer el nacimiento; el hecho de que una persona está viva; la defunción; el nombre; el matrimonio; el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio; la unión de hecho registrada y su cancelación registral; la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada; la filiación; la adopción; el domicilio o la residencia; la nacionalidad; la ausencia de antecedentes penales y, finalmente, el derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y en las elecciones al Parlamento Europeo.
El objeto del Reglamento es únicamente regular la autenticidad de los documentos públicos, sin que ello afecte a la competencia de los Estados miembros para reconocer sus efectos jurídicos.
En el caso de determinados documentos públicos ─relativos principalmente al estado civil, al nacimiento, a la defunción y al domicilio─ se suprime con carácter general la obligación de facilitar una traducción jurada y se establece en su lugar un impreso estándar multilingüe disponible en todas las lenguas de la UE, que deberá ser expedido por las autoridades del país de emisión del documento público y deberá acompañar a este último.
El Reglamento de la UE es un instrumento independiente y autónomo respecto del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, que introdujo la apostilla como sistema para simplificar la circulación de documentos públicos expedidos por otros Estados contratantes de dicho acuerdo internacional. Este Convenio puede seguir utilizándose en el ámbito de la UE y continuará siendo una herramienta esencial para acreditar la autenticidad de documentos públicos expedidos por países terceros, fuera del ámbito de aplicación del Reglamento.
Finalmente, el Reglamento introduce salvaguardias para la prevención del fraude. Así, si la autoridad receptora de un documento público generado en otro país tiene dudas fundadas sobre su autenticidad, podrá verificar la misma ante la autoridad de expedición en el otro país, a través de la plataforma informática de cooperación transfronteriza administrativa denominada “Sistema de Información del Mercado Interior” (IMI), ya utilizada anteriormente para otros fines.
